Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya
à Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
à adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
ATURAN SISTEM INFORMSI AKUNTANSI
Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para
pemakai. Secara luas, system informasi akuntansi didefinisikan mencakup semua
aktivitas yang diperlukan untuk memberi manajemen akan informasi yang
diperlukan untuk merencanakan, pengendalian dan pelaporan kondisi keuangan
dan operasi perusahaan. Suatu system akuntansi harus dirancang dengan baik
karena merupakan kebutuhan pokok bagi setiap perusahaan bisnis. Sistem
informasi akuntansi terdiri atas prosedur untuk mengumpulkan, mencatat,
memproses dan melaporkan informasi keuangan dari suatu perusahaan atau unit
organisasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam prosedur tersebut ada
beberapa tahapan proses yang dilakukan. Meskipun proses ini mengikuti suatu
standar yang telah dikenal selama ini, namun system akuntansi yang digunakan
dalam mengumpulkan dan melaporkan data tergantung pada jenis usaha, ukuran
volume transaksi tingkat otomatisasi dan beberapa factor terkait lainnya.
RANGKUMAN
Berbagai kegiatan rutin pada system ini dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan khusus pada unit bisnis. Namun setiap system akuntansi harus
dirancang untuk menyajikan informasi yang akurat secara tepat waktu dan efisien.
Pada saat yang sama, suatu system harus dapat menyediakan pengendalian yang
efektif untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
Istilah-istilah Dasar
Dalam melaksanakan tahapan proses, akuntansi keuangan mengandalkan pada
seperangkat konsep sebagaimana yang dibahas pada topic 1 dan 2. Oleh karena itu
menjadi penting untuk lebih dahulu memahami istilah-istilah dasar yang dipakai
dalam mengumpulkan data akuntansi.
• Event atau Kejadian. Peristiwa yang berpengaruh. Suatu kejadian yang
umumnya merupakan sumber atau penyebab dari perubahan dalam asset,
liabilities, dan equity. Kejadian ini bisa bersifat eksternal maupun internal.
• Transaction atau Transaksi. Suatu kejadian eksternal yang melibatkan transfer
atau pertukaran antara dua entitas atau lebih.
• Account atau Perkiraan. Catatan sistematis yang menunjukkan pengaruh
transaksi dan kejadian lain pada asset tertentu atau ekuitas. Suatu perkiraan
yang terpisah digunakan untuk setiap asset, liabilities, equity, revenue dan
expenses.
• Real dan Nominal Account. Perkiraan real atau permanent adalah asset,
liability dan equity yang tampak dalam neraca atau balance sheet. Sedang
perkiraan nominal atau sementara adalah perkiraan revenue, expenses yang
tampak pada laporan rugi laba atau income statement. Perkiraan nominal
ditutup secara periodic sedang perkiraan riil tidak ditutup.
• Ledger atau Buku Besar. Buku atau cetakan computer yang berisi perkiraan
perkiraan. Untuk setiap perkiraan biasanya mempunyai halaman yang terpisah.
Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan asset, liability, equity, revenue dan
expenses. Buku besar tambahan berisi rincian yang berkaitan dengan suatu
perkiraan buku besar tertentu.
• Journal atau jurnal. Buku pencatatan awal dimana transaksi atau kejadian
kejadian lainnya dicatat pertama kali. Berbagai jumlah yang terdapat di jurnal
kemudian dipindahkan ke buku besar.
RANGKUMAN
• Posting atau Pemindah bukuan. Proses untuk memindahkan angka dan fakta
dari buku catatn semula ke perkiraan buku besar.
• Trial Balance atau Neraca Percobaan. Suatu daftar dari perkiraan-perkiraan
dalam buku besar beserta saldonya.
• Adjusting Entries atau Jurnal Penyesuaian. Ayat jurnal yang dibuat pada
akhir periode akuntansi untuk memperbaharui semua perkiraan menurut
akuntansi akrual agar laporan keuangan yang benar dapat disusun.
• Financial Statement atau Laporan Keuangan. Output atau hasil akhir dari
proses akuntansi yang mencakup : (1) Balance Sheet, (2) Income Statemnet, (3)
Retained Earning Statement dan (4) Cash Flow Statement.
• Closing Entries atau Jurnal Penutup. Proses formal penutupan buku besar
atau meng-nolkan semua perkiraan nominal/sementara dan dipindahkan ke
perkiraan tetap atau perkiraan riil.
Double- Entry Accounting (Akuntansi Berpasangan)
Akuntansi keuangan dibangun dengan diatas asumsi, konsep dan prinsip dasar
yang mengatur pencatatan, pengklassifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan data
akuntansi. Akuntansi berpasangan (double-entry) telah diterima secara umum dan
digunakan telah lam digunakan untuk pencatatan data akuntansi. Dalam system
akuntansi berpasangan, setiap transaksi dicatat dalam suatu cara untuk
memastikan keseimbangan atau kesamaan persamaan dasar akuntansi :
Asset = Liablity + Equity
Untuk menelaah cara kerja akuntansi berpasangan, perlu didingat bahwa sisi kiri
dalam setiap perkiraan disebut debit dan sisi kanan disebut kredit. Kedua istilah
ini (debit dan kredit) keduanya bisa berarti peningkatan atau penurunan dan
digunakan secara berulang-ulang dalam proses pencatatan. Prosedur pencatatan
debit pada sisi kiri dan kredit pada sisi kanan merupakan suatu kebiasaan dalam
aturan akuntansi. Akuntansi bisa berfungsi sama baiknya jika debit dan kredit
dibalik. Akan tetapi, kebiasaan mendebit pada sisi kiri dan mengkredit pada sisi
kanan (sama seperti kebiasaan menempatkan setir mobil pada sisi kanan mobil).
Aturan ini berlaku untuk semua perkiraan.
RANGKUMAN
Kesamaan debit dan kredit menyediakan dasar bagi system barpasangan dalam
mencatat transaksi. Menurut system akuntansi berpasangan yang digunakan secara
universal, pengaruh berganda (dua sisi) dari setiap transaksi dicatat pada perkiraan
yang sesuai.
Akuntansi Berdasar Akrual dan Berdasar Kas
Prosedur yang dijelaskan pada bagian sebelumnya adalah syarat pada system
akuntansi berpasangan yang didasarkan pada akuntansi akrual. Akuntansi akrual
mengakui pendapatan pada saat dihasilkan, walaupun kas belum diterima. Beban
diakui dan dicatat saat terjadinya, walaupun pembayaran belum dilakukan.
Akuntansi akrual memberikan penandingan (matching) yang lebih baik antara
pendapatan dan beban dalam satu periode akuntansi dan umumnya menghasilkan
laporan keuangan yang menggambarkan posisi keuangan dan hasil operasi yang
lebih akurat. Disamping akuntansi berbasis akrual, terdapat system akuntansi lain
yang didasarkan pada penerimaan dan pembayaran kas atau disebut akuntansi
berdasar kas. Prosedur akuntansi berdasar kas sering kali ditemukan pada
perusahaan yang tidak mensyaratkan sistem pencatatan akuntansi berpasangan
yang lengkap. Misalnya perusahaan kecil non korporat dan beberapa organisasi
nirlaba. Profesional yang bergerak di bidang jasa seperti akuntan public, dokter
gigi, insinyur biasanya menggunakan sistem akuntansi berdasar kas. Diskusi lebih
lanjut mengenai kelayakan penggunaan system akuntansi berdasar kas, terutama
sebagai dasar dalam penentuan kewajiban pajak. FASB, dalam Concept Statement
No 1, mengindikasikan bahwa akuntansi akrual memberikan dasar laporan
keuangan yang lebih baik daripada informasi yang hanya menampilkan
penerimaan dan pengeluaran kas. Akan tetapi, AICPA berpendapat bahwa
akuntansi berdasar kas cocok untuk perusahaan kecil dan khususnya perusahaan
jasa. Oleh karena itu, akuntan akan senantiasa diminta pada saat-saat tertentu
untuk mengubah laporan keuangan berdasar kas ke dasar akrual yang diterima
secara umum.
Kelemahan Teoritis Akuntansi Dasar Kas
RANGKUMAN
Dasar kas memang melaporkan secara tepat kapan kas diterima dan kapan kas
dikeluarkan dan bagi banyak orang hal itu merupakan sesuatu yang solit dan
konkrit. Bukankah semuanya bermuara pada kas ? Apakah masuk akal jika
melakukan investasi dengan melakukan perancangan, produksi kemudian menjual
apabila pada akhirnya tidak mendapatkan uang kas ? sehingga seringkali
dikatakan bahwa “kas merupakan tujuan akhir yang nyata “ dikatakan juga “kas
adalah minyak pelumas yang memperlancar perekonomian “. Jika demikian
apakah manfaatnya akuntansi akrual ? Dewasa ini perekonomian jauh lebih
diperlancar dengan kredit, bukan kas. Dan dasar akrual, bukan dasar kas yang
mengakui semua aspek dari gejala kredit. Para investor, kreditor dan pengambil
keputusan lain mencari informasi yang tepat waktu mengenai arus kas perusahaan
di masa depan. Akuntansi dasar akrual menyediakan informasi ini dengan
melaporkan arus masuk dan arus keluar kas yang berkaitan dengan aktivitas
pencarian laba segera setelah arus kas ini dapat diestimasikan dengan tingkat
kepastian yang dapat diterima. Piutang dan hutang merupakan ramalan atas arus
masuk dan arus keluar kas masa depan. Dengan perkataan lain, akuntansi dasar
akrual membantu dalam meramalkan arus kas masa depan dengan melaporkan
transaksi dan kejadian lain yang mempunyai konsekwensi kas pada saat transaksi
atau kejadian tersebut terjadi, bukan pada saat kas diterima atau dibayarkan.
SIKLUS AKUNTANSI
TINJAUAN MENYELURUH ATAS SIKLUS AKUNTANSI
Siklus akuntansi atau sering juga disebut proses akuntansi terdiri dari dua bagian
yang saling terkait yaitu (1) tahap pencatatan dan (2) tahap pelaporan. Tahap
pencatatan meliputi kegiatan pengumpulan informasi atas transaksi dan kejadian
ekonomi, serta menyaring informasi tersebut ke dalam bentuk yang bermanfaat
bagi proses akuntansi. Bagi kebanyakan perusahaan, fungsi pencatatan dilandasi
pada prosedur akuntansi berpasangan. Pada tahap pelaporan, informasi yang
dicatat diolah dan diikhtisarkan dengan menggunakan beragam format untuk
berbagai tujuan pengambilan keputusan. Kedua tahap ini saling tumpang tindih
karena suatu pencatatan transaksi adalah kegiatan yang berkesinambungan, tidak
berhenti pada suatu titik pada periode akuntansi, dan terus berlanjut tanpa terhenti.
Sementara kejadian pada periode sebelumnya diikhtisarkan dan dilaporkan.
RANGKUMAN
Tahap Pencatatan
Laporan keuangan yang akurat dapat dihasilkan hanya jika hasil kejadian dan
aktivitas bisnis dicatat dengan baik. Kejadian-kejadian tertentu, yang dikenal
dengan istilah transaksi, melibatkan pemindahan dan pertukaran barang atau jasa
antara dua entitas atau lebih. Contoh transaksi bisnis antara lain pembelian barang
dagang atau aktiva lain kepada pelanggan. Disamping transaksi, suatu kejadian
juga dapat mempengaruhi aktiva, kewajiban, dan modal dari suatu usaha yang
juga harus dicatat. Misalnya pengakuan atas penyusutan aktiva tetap, penurunan
nilai pasar persediaan dan investasi, kerugian akibat banjir dan lain-lain. Tahap
pencatatan dimulai dengan menganalisis dokumen yang menunjukkan bahwa
suatu aktivitas bisnis telah terjadi. Dokumen ini bisa berupa faktur pembelian atau
penjualan, debit atau kredit memo, slip cek dan sebagainya yang menjadi bukti
pendukung pencatatan data dalam jurnal. Dokumen-dokumen tersebut menjadi
alat verifikasi atas catatan akuntansi dan memegang peranan yang sangat penting
dalam system informasi dan pengendalian. Setelah informasi dokumen keuangan
dianalisis, transaksi dicatat dalam urutan kronologis dengan ayat jurnal yang
sesuai. Jurnal Khusus (special Journal) digunakan untuk mencatat transaksi
tertentu yang sering terjadi seperti penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan
pengeluaran kas. Sementara jurnal umum (General Journal) digunakan untuk
mencatat semua transaksi yang tidak dicatat pada jurnal khusus. Perkiraan
digunakan untuk mengikhtisarkan dampak transaksi terhadap elemen pada
persamaan akuntansi. Misalnya, perkiraan kas digunakan untuk memberikan
secara rinci atas semua transaksi yang mencakup arus kas masuk (debit) dan arus
kas keluar (kredit). Buku besar (ledger) adalah kumpulan perkiraan yang
digunakan oleh suatu bisnis. Perkiraan yang digunakan oleh entitas tertentu
biasanya dituangkan dalam bentuk bagan perkiraan (chart of account). Informasi
yang dicatat dalam jurnal dipindahkan ke perkiraan yang yang sesuai pada buku
besar. Pemindahan ini disebut posting atau pemindahbukuan. Yang perlu
diperhatikan adalah bahwa, posting merupakan proses pengulangan yang tidak
memerlukan analisis baru atau tidak mempunyai dampak baru. Seringkali orang
lebih suka menyajikan informasi pendukung yang lebih rinci atas neraca atau
laporan laba rugi pada buku terpisah. Buku besar umum (general ledger) memuat
semua perkiraan yang muncul pada laporan keuangan, sedang buku besar
pembantu (subsidiary ledger) memberikan rincian tambahan atas perkiraan
tertentu.
Tahap Pelaporan
Tujuan proses akuntansi atau hasil akhir proses akuntansi adalah untuk
menghasilkan laporan keuangan yang mendukung pemakai membuat keputusan
ekonomi. Setelah tahap pencatatan diselesaikan, data harus diikhtisarkan dan
disusun dengan menggunakan suatu bentuk atau format tertentu. Tahapan
berikutnya dirancang untuk mencapai tujuan ini.
• Menyusun Trial Balance atau Neraca Percobaan atau Neraca Saldo. Neraca
saldo adalah daftar semua perkiraan dan saldonya. Neraca saldo ini
menunjukkan apakah total debit sama dengan total kredit atau tidak.Kata saldo
mengacu pada angka yang ada berasal dari saldo-saldo di buku besar. Daftar
tersebut disiapkan sebagai suatu pengujian atau pemeriksaan sebelum
melangkah lebih lanjut. Ada dua tujuan neraca saldo yaitu (1) membantu
memeriksa keakuratan pembukuan dengan membuktikan apakah total debit
sama dengan total kredit. Dan (2) Untuk menetapkan ikhtisar saldo yang tepat
dari semua perkiraan untuk penyiapan laporan keuangan. Kita dapat memeriksa
keakuratan pencatatan dan pemindahbukuan. Sekalipun total debit sama dengan
total kredit, hal itu belum menjamin bahwa perkiraan telah dicatat dengan benar.
Akan tetapi ketidak seimbangan suatu neraca saldo mengindikasikan bahwa kita
belum bisa meneruskan ke tahap pelaporan pada proses akuntansi. Suatu
kesalahan harus ditemukan dan dikoreksi sebelum dilanjutkan. Apabila kita
meneruskan tanpa memperbaikinya, laporan keuangan pasti akan mengandung
kesalahan. Neraca saldo adalah sebuah laporan internal yang membantu akuntan
menyiapkan laporan keuangan. Pemakai laporan keuangan hanya melihat
laporan keuangan, bukan neraca saldonya.
• Membuat jurnal penyesuaian. Pada akhir periode, ada banyak perkiraan yang
membutuhkan penyesuaian untuk menunjukkan kondisi yang sebenarnya pada
saat itu. Ayat jurnal penyesuaian merupakan inti dari akuntansi akrual. Akrual
(accrue) berarti akumulasi piutang atau hutang selama periode tertentu.
Penyesuaian membantu memberikan suatu ukuran yang lengkap dan akurat atas
usaha, prestasi, dan posisi keuangan. Penyesuaian adalah bagian penting dari
akuntansi akrual karena akan memperbaiki penandingan pendapatan dengan
beban pada periode tertentu. Pada dasarnya penyesuaian dapat diklassifikasikan
menjadi empat jenis :
1. Bagian dari asset yang sudah menjadi beban
2. Bagian pendapatan diterima dimuka yang telah menjadi pendapatan
3. Akrual biaya-biaya yang belum dicatat
4. Akrual pendapatan yang belum dicatat
• Menyusun Laporan Keuangan. Setelah semua perkiraan sudah diperbaharui
melalui proses penyesuaian, laporan keuangan kemudian disusun. Berapa lama
waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk menyelesaikan proses akuntansi
sampai laporan keuangan dihasilkan ? Ddalam hal ini tidak ada aturan yang
baku. Misal beberapa perusahaan yang periode akuntansinya berakhir 31
Desember bisa saja baru dapat menyelesaikan laporan keuangan bulan Februari
atau bisa lebih cepat atau lambat. Adapun jenis-jenis laporan keuangan yang
dihasilkan dari proses akuntansi adalah :
1. Neraca
2. Laporan laba rugi
3. Laporan arus kas
4. Catatan atas laporan keuangan
• Membuat jurnal penutup. Setelah menyusun laporan keuangan, proses
berikutnya adalah meniapkan perkiraan-perkiraan buku besar untuk mencatat
transaksi periode berikutnya (jurnal penutup). Jurnal penutup merupakan langkah
terakhir dalam siklus akuntansi untuk mempebaharui laba ditahan dan
memudahkan pencatatan transaksi tahun berikutnya. Dalam langkah ini terjadi
pentransferan dan pengikhtisaran. Semua perkiraan yang mempengaruhi ekuitas
atau disebut perkiraan sementara (pendapatan, beban, dan deviden) diikhtisarkan
dan ditransfer ke perkiraan ekuitas pemilik atau perkiraan permanent yaitu laba
ditahan. Ayat jurnal penutup akan mentransfer pendapatan, beban , dan deviden
ke laba ditahan. Sehingga setelah jurnal penutup dibuat, maka semua perkiraan
sementara bersaldo nol.
• Menyiapkan Neraca Saldp Penutup (Post-Closing Trial Balance). Setelah
jurnal penutup dipindahbukukan, nercaca saldo penutup dapat disusun untuk
memeriksa keseimbangan saldo debit dan kredit untuk perkiraan-perkiraan riil.
Yang perlu diperhatikan bahwa hanya perkiraan riil yang tersisa atau muncul
dalam neraca saldo penutup
