Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.

Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar

3. Menangani data rinci

4. Berfokus historis

5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.



Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.



Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.


Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1. Sistem Akuntansi Biaya

2. Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya

à Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

Budgeting

à adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan



Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :

1. Analisa Perilaku

2. Metode kuantitatif

3. Komputer



Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.



Metode Kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.



ATURAN SISTEM INFORMSI AKUNTANSI

Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data

dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para

pemakai. Secara luas, system informasi akuntansi didefinisikan mencakup semua

aktivitas yang diperlukan untuk memberi manajemen akan informasi yang

diperlukan untuk merencanakan, pengendalian dan pelaporan kondisi keuangan

dan operasi perusahaan. Suatu system akuntansi harus dirancang dengan baik

karena merupakan kebutuhan pokok bagi setiap perusahaan bisnis. Sistem

informasi akuntansi terdiri atas prosedur untuk mengumpulkan, mencatat,

memproses dan melaporkan informasi keuangan dari suatu perusahaan atau unit

organisasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam prosedur tersebut ada

beberapa tahapan proses yang dilakukan. Meskipun proses ini mengikuti suatu

standar yang telah dikenal selama ini, namun system akuntansi yang digunakan

dalam mengumpulkan dan melaporkan data tergantung pada jenis usaha, ukuran

volume transaksi tingkat otomatisasi dan beberapa factor terkait lainnya.

RANGKUMAN

Berbagai kegiatan rutin pada system ini dikembangkan untuk memenuhi

kebutuhan khusus pada unit bisnis. Namun setiap system akuntansi harus

dirancang untuk menyajikan informasi yang akurat secara tepat waktu dan efisien.

Pada saat yang sama, suatu system harus dapat menyediakan pengendalian yang

efektif untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.

Istilah-istilah Dasar

Dalam melaksanakan tahapan proses, akuntansi keuangan mengandalkan pada

seperangkat konsep sebagaimana yang dibahas pada topic 1 dan 2. Oleh karena itu

menjadi penting untuk lebih dahulu memahami istilah-istilah dasar yang dipakai

dalam mengumpulkan data akuntansi.

• Event atau Kejadian. Peristiwa yang berpengaruh. Suatu kejadian yang

umumnya merupakan sumber atau penyebab dari perubahan dalam asset,

liabilities, dan equity. Kejadian ini bisa bersifat eksternal maupun internal.

• Transaction atau Transaksi. Suatu kejadian eksternal yang melibatkan transfer

atau pertukaran antara dua entitas atau lebih.

• Account atau Perkiraan. Catatan sistematis yang menunjukkan pengaruh

transaksi dan kejadian lain pada asset tertentu atau ekuitas. Suatu perkiraan

yang terpisah digunakan untuk setiap asset, liabilities, equity, revenue dan

expenses.

• Real dan Nominal Account. Perkiraan real atau permanent adalah asset,

liability dan equity yang tampak dalam neraca atau balance sheet. Sedang

perkiraan nominal atau sementara adalah perkiraan revenue, expenses yang

tampak pada laporan rugi laba atau income statement. Perkiraan nominal

ditutup secara periodic sedang perkiraan riil tidak ditutup.

• Ledger atau Buku Besar. Buku atau cetakan computer yang berisi perkiraan

perkiraan. Untuk setiap perkiraan biasanya mempunyai halaman yang terpisah.

Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan asset, liability, equity, revenue dan

expenses. Buku besar tambahan berisi rincian yang berkaitan dengan suatu

perkiraan buku besar tertentu.

• Journal atau jurnal. Buku pencatatan awal dimana transaksi atau kejadian

kejadian lainnya dicatat pertama kali. Berbagai jumlah yang terdapat di jurnal

kemudian dipindahkan ke buku besar.

RANGKUMAN

• Posting atau Pemindah bukuan. Proses untuk memindahkan angka dan fakta

dari buku catatn semula ke perkiraan buku besar.

• Trial Balance atau Neraca Percobaan. Suatu daftar dari perkiraan-perkiraan

dalam buku besar beserta saldonya.

• Adjusting Entries atau Jurnal Penyesuaian. Ayat jurnal yang dibuat pada

akhir periode akuntansi untuk memperbaharui semua perkiraan menurut

akuntansi akrual agar laporan keuangan yang benar dapat disusun.

• Financial Statement atau Laporan Keuangan. Output atau hasil akhir dari

proses akuntansi yang mencakup : (1) Balance Sheet, (2) Income Statemnet, (3)

Retained Earning Statement dan (4) Cash Flow Statement.

• Closing Entries atau Jurnal Penutup. Proses formal penutupan buku besar

atau meng-nolkan semua perkiraan nominal/sementara dan dipindahkan ke

perkiraan tetap atau perkiraan riil.

Double- Entry Accounting (Akuntansi Berpasangan)

Akuntansi keuangan dibangun dengan diatas asumsi, konsep dan prinsip dasar

yang mengatur pencatatan, pengklassifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan data

akuntansi. Akuntansi berpasangan (double-entry) telah diterima secara umum dan

digunakan telah lam digunakan untuk pencatatan data akuntansi. Dalam system

akuntansi berpasangan, setiap transaksi dicatat dalam suatu cara untuk

memastikan keseimbangan atau kesamaan persamaan dasar akuntansi :

Asset = Liablity + Equity

Untuk menelaah cara kerja akuntansi berpasangan, perlu didingat bahwa sisi kiri

dalam setiap perkiraan disebut debit dan sisi kanan disebut kredit. Kedua istilah

ini (debit dan kredit) keduanya bisa berarti peningkatan atau penurunan dan

digunakan secara berulang-ulang dalam proses pencatatan. Prosedur pencatatan

debit pada sisi kiri dan kredit pada sisi kanan merupakan suatu kebiasaan dalam

aturan akuntansi. Akuntansi bisa berfungsi sama baiknya jika debit dan kredit

dibalik. Akan tetapi, kebiasaan mendebit pada sisi kiri dan mengkredit pada sisi

kanan (sama seperti kebiasaan menempatkan setir mobil pada sisi kanan mobil).

Aturan ini berlaku untuk semua perkiraan.

RANGKUMAN

Kesamaan debit dan kredit menyediakan dasar bagi system barpasangan dalam

mencatat transaksi. Menurut system akuntansi berpasangan yang digunakan secara

universal, pengaruh berganda (dua sisi) dari setiap transaksi dicatat pada perkiraan

yang sesuai.

Akuntansi Berdasar Akrual dan Berdasar Kas

Prosedur yang dijelaskan pada bagian sebelumnya adalah syarat pada system

akuntansi berpasangan yang didasarkan pada akuntansi akrual. Akuntansi akrual

mengakui pendapatan pada saat dihasilkan, walaupun kas belum diterima. Beban

diakui dan dicatat saat terjadinya, walaupun pembayaran belum dilakukan.

Akuntansi akrual memberikan penandingan (matching) yang lebih baik antara

pendapatan dan beban dalam satu periode akuntansi dan umumnya menghasilkan

laporan keuangan yang menggambarkan posisi keuangan dan hasil operasi yang

lebih akurat. Disamping akuntansi berbasis akrual, terdapat system akuntansi lain

yang didasarkan pada penerimaan dan pembayaran kas atau disebut akuntansi

berdasar kas. Prosedur akuntansi berdasar kas sering kali ditemukan pada

perusahaan yang tidak mensyaratkan sistem pencatatan akuntansi berpasangan

yang lengkap. Misalnya perusahaan kecil non korporat dan beberapa organisasi

nirlaba. Profesional yang bergerak di bidang jasa seperti akuntan public, dokter

gigi, insinyur biasanya menggunakan sistem akuntansi berdasar kas. Diskusi lebih

lanjut mengenai kelayakan penggunaan system akuntansi berdasar kas, terutama

sebagai dasar dalam penentuan kewajiban pajak. FASB, dalam Concept Statement

No 1, mengindikasikan bahwa akuntansi akrual memberikan dasar laporan

keuangan yang lebih baik daripada informasi yang hanya menampilkan

penerimaan dan pengeluaran kas. Akan tetapi, AICPA berpendapat bahwa

akuntansi berdasar kas cocok untuk perusahaan kecil dan khususnya perusahaan

jasa. Oleh karena itu, akuntan akan senantiasa diminta pada saat-saat tertentu

untuk mengubah laporan keuangan berdasar kas ke dasar akrual yang diterima

secara umum.

Kelemahan Teoritis Akuntansi Dasar Kas

RANGKUMAN

Dasar kas memang melaporkan secara tepat kapan kas diterima dan kapan kas

dikeluarkan dan bagi banyak orang hal itu merupakan sesuatu yang solit dan

konkrit. Bukankah semuanya bermuara pada kas ? Apakah masuk akal jika

melakukan investasi dengan melakukan perancangan, produksi kemudian menjual

apabila pada akhirnya tidak mendapatkan uang kas ? sehingga seringkali

dikatakan bahwa “kas merupakan tujuan akhir yang nyata “ dikatakan juga “kas

adalah minyak pelumas yang memperlancar perekonomian “. Jika demikian

apakah manfaatnya akuntansi akrual ? Dewasa ini perekonomian jauh lebih

diperlancar dengan kredit, bukan kas. Dan dasar akrual, bukan dasar kas yang

mengakui semua aspek dari gejala kredit. Para investor, kreditor dan pengambil

keputusan lain mencari informasi yang tepat waktu mengenai arus kas perusahaan

di masa depan. Akuntansi dasar akrual menyediakan informasi ini dengan

melaporkan arus masuk dan arus keluar kas yang berkaitan dengan aktivitas

pencarian laba segera setelah arus kas ini dapat diestimasikan dengan tingkat

kepastian yang dapat diterima. Piutang dan hutang merupakan ramalan atas arus

masuk dan arus keluar kas masa depan. Dengan perkataan lain, akuntansi dasar

akrual membantu dalam meramalkan arus kas masa depan dengan melaporkan

transaksi dan kejadian lain yang mempunyai konsekwensi kas pada saat transaksi

atau kejadian tersebut terjadi, bukan pada saat kas diterima atau dibayarkan.

SIKLUS AKUNTANSI

TINJAUAN MENYELURUH ATAS SIKLUS AKUNTANSI

Siklus akuntansi atau sering juga disebut proses akuntansi terdiri dari dua bagian

yang saling terkait yaitu (1) tahap pencatatan dan (2) tahap pelaporan. Tahap

pencatatan meliputi kegiatan pengumpulan informasi atas transaksi dan kejadian

ekonomi, serta menyaring informasi tersebut ke dalam bentuk yang bermanfaat

bagi proses akuntansi. Bagi kebanyakan perusahaan, fungsi pencatatan dilandasi

pada prosedur akuntansi berpasangan. Pada tahap pelaporan, informasi yang

dicatat diolah dan diikhtisarkan dengan menggunakan beragam format untuk

berbagai tujuan pengambilan keputusan. Kedua tahap ini saling tumpang tindih

karena suatu pencatatan transaksi adalah kegiatan yang berkesinambungan, tidak

berhenti pada suatu titik pada periode akuntansi, dan terus berlanjut tanpa terhenti.

Sementara kejadian pada periode sebelumnya diikhtisarkan dan dilaporkan.

RANGKUMAN

Tahap Pencatatan

Laporan keuangan yang akurat dapat dihasilkan hanya jika hasil kejadian dan

aktivitas bisnis dicatat dengan baik. Kejadian-kejadian tertentu, yang dikenal

dengan istilah transaksi, melibatkan pemindahan dan pertukaran barang atau jasa

antara dua entitas atau lebih. Contoh transaksi bisnis antara lain pembelian barang

dagang atau aktiva lain kepada pelanggan. Disamping transaksi, suatu kejadian

juga dapat mempengaruhi aktiva, kewajiban, dan modal dari suatu usaha yang

juga harus dicatat. Misalnya pengakuan atas penyusutan aktiva tetap, penurunan

nilai pasar persediaan dan investasi, kerugian akibat banjir dan lain-lain. Tahap

pencatatan dimulai dengan menganalisis dokumen yang menunjukkan bahwa

suatu aktivitas bisnis telah terjadi. Dokumen ini bisa berupa faktur pembelian atau

penjualan, debit atau kredit memo, slip cek dan sebagainya yang menjadi bukti

pendukung pencatatan data dalam jurnal. Dokumen-dokumen tersebut menjadi

alat verifikasi atas catatan akuntansi dan memegang peranan yang sangat penting

dalam system informasi dan pengendalian. Setelah informasi dokumen keuangan

dianalisis, transaksi dicatat dalam urutan kronologis dengan ayat jurnal yang

sesuai. Jurnal Khusus (special Journal) digunakan untuk mencatat transaksi

tertentu yang sering terjadi seperti penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan

pengeluaran kas. Sementara jurnal umum (General Journal) digunakan untuk

mencatat semua transaksi yang tidak dicatat pada jurnal khusus. Perkiraan

digunakan untuk mengikhtisarkan dampak transaksi terhadap elemen pada

persamaan akuntansi. Misalnya, perkiraan kas digunakan untuk memberikan

secara rinci atas semua transaksi yang mencakup arus kas masuk (debit) dan arus

kas keluar (kredit). Buku besar (ledger) adalah kumpulan perkiraan yang

digunakan oleh suatu bisnis. Perkiraan yang digunakan oleh entitas tertentu

biasanya dituangkan dalam bentuk bagan perkiraan (chart of account). Informasi

yang dicatat dalam jurnal dipindahkan ke perkiraan yang yang sesuai pada buku

besar. Pemindahan ini disebut posting atau pemindahbukuan. Yang perlu

diperhatikan adalah bahwa, posting merupakan proses pengulangan yang tidak

memerlukan analisis baru atau tidak mempunyai dampak baru. Seringkali orang

lebih suka menyajikan informasi pendukung yang lebih rinci atas neraca atau

laporan laba rugi pada buku terpisah. Buku besar umum (general ledger) memuat

semua perkiraan yang muncul pada laporan keuangan, sedang buku besar

pembantu (subsidiary ledger) memberikan rincian tambahan atas perkiraan

tertentu.

Tahap Pelaporan

Tujuan proses akuntansi atau hasil akhir proses akuntansi adalah untuk

menghasilkan laporan keuangan yang mendukung pemakai membuat keputusan

ekonomi. Setelah tahap pencatatan diselesaikan, data harus diikhtisarkan dan

disusun dengan menggunakan suatu bentuk atau format tertentu. Tahapan

berikutnya dirancang untuk mencapai tujuan ini.

• Menyusun Trial Balance atau Neraca Percobaan atau Neraca Saldo. Neraca

saldo adalah daftar semua perkiraan dan saldonya. Neraca saldo ini

menunjukkan apakah total debit sama dengan total kredit atau tidak.Kata saldo

mengacu pada angka yang ada berasal dari saldo-saldo di buku besar. Daftar

tersebut disiapkan sebagai suatu pengujian atau pemeriksaan sebelum

melangkah lebih lanjut. Ada dua tujuan neraca saldo yaitu (1) membantu

memeriksa keakuratan pembukuan dengan membuktikan apakah total debit

sama dengan total kredit. Dan (2) Untuk menetapkan ikhtisar saldo yang tepat

dari semua perkiraan untuk penyiapan laporan keuangan. Kita dapat memeriksa

keakuratan pencatatan dan pemindahbukuan. Sekalipun total debit sama dengan

total kredit, hal itu belum menjamin bahwa perkiraan telah dicatat dengan benar.

Akan tetapi ketidak seimbangan suatu neraca saldo mengindikasikan bahwa kita

belum bisa meneruskan ke tahap pelaporan pada proses akuntansi. Suatu

kesalahan harus ditemukan dan dikoreksi sebelum dilanjutkan. Apabila kita

meneruskan tanpa memperbaikinya, laporan keuangan pasti akan mengandung

kesalahan. Neraca saldo adalah sebuah laporan internal yang membantu akuntan

menyiapkan laporan keuangan. Pemakai laporan keuangan hanya melihat

laporan keuangan, bukan neraca saldonya.

• Membuat jurnal penyesuaian. Pada akhir periode, ada banyak perkiraan yang

membutuhkan penyesuaian untuk menunjukkan kondisi yang sebenarnya pada

saat itu. Ayat jurnal penyesuaian merupakan inti dari akuntansi akrual. Akrual

(accrue) berarti akumulasi piutang atau hutang selama periode tertentu.

Penyesuaian membantu memberikan suatu ukuran yang lengkap dan akurat atas

usaha, prestasi, dan posisi keuangan. Penyesuaian adalah bagian penting dari

akuntansi akrual karena akan memperbaiki penandingan pendapatan dengan

beban pada periode tertentu. Pada dasarnya penyesuaian dapat diklassifikasikan

menjadi empat jenis :

1. Bagian dari asset yang sudah menjadi beban

2. Bagian pendapatan diterima dimuka yang telah menjadi pendapatan

3. Akrual biaya-biaya yang belum dicatat

4. Akrual pendapatan yang belum dicatat

• Menyusun Laporan Keuangan. Setelah semua perkiraan sudah diperbaharui

melalui proses penyesuaian, laporan keuangan kemudian disusun. Berapa lama

waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk menyelesaikan proses akuntansi

sampai laporan keuangan dihasilkan ? Ddalam hal ini tidak ada aturan yang

baku. Misal beberapa perusahaan yang periode akuntansinya berakhir 31

Desember bisa saja baru dapat menyelesaikan laporan keuangan bulan Februari

atau bisa lebih cepat atau lambat. Adapun jenis-jenis laporan keuangan yang

dihasilkan dari proses akuntansi adalah :

1. Neraca

2. Laporan laba rugi

3. Laporan arus kas

4. Catatan atas laporan keuangan

• Membuat jurnal penutup. Setelah menyusun laporan keuangan, proses

berikutnya adalah meniapkan perkiraan-perkiraan buku besar untuk mencatat

transaksi periode berikutnya (jurnal penutup). Jurnal penutup merupakan langkah

terakhir dalam siklus akuntansi untuk mempebaharui laba ditahan dan

memudahkan pencatatan transaksi tahun berikutnya. Dalam langkah ini terjadi

pentransferan dan pengikhtisaran. Semua perkiraan yang mempengaruhi ekuitas

atau disebut perkiraan sementara (pendapatan, beban, dan deviden) diikhtisarkan

dan ditransfer ke perkiraan ekuitas pemilik atau perkiraan permanent yaitu laba

ditahan. Ayat jurnal penutup akan mentransfer pendapatan, beban , dan deviden

ke laba ditahan. Sehingga setelah jurnal penutup dibuat, maka semua perkiraan

sementara bersaldo nol.

• Menyiapkan Neraca Saldp Penutup (Post-Closing Trial Balance). Setelah

jurnal penutup dipindahbukukan, nercaca saldo penutup dapat disusun untuk

memeriksa keseimbangan saldo debit dan kredit untuk perkiraan-perkiraan riil.

Yang perlu diperhatikan bahwa hanya perkiraan riil yang tersisa atau muncul

dalam neraca saldo penutup